TanssiDans ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 23.3.2018
1. Rekisterinpitäjä
TanssiDans ry
Kotimetsä 1 B
02300 Espoo
Y-tunnus 1508724-1
Yhdistysrekisteritunnus 175.619
tanssidans@gmail.com
www.tanssidans.com

1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot 
   Niina Antikainen
   niina.antikainen@gmail.com
   +358 405788442
2. Rekisterin nimi
   Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri 
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta TanssiDans ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:  
   • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
   • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet 
   • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen 
   • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 
   Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta TanssiDans ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. 
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai TanssiDans ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on TanssiDans ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi. 
4. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:  
   Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
   Alaikäisen jäsenen osalta  
   Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
   Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
   Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, aloittanut seurassa, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
   Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
   Valokuva
   Tiedot valokuvaus-/videointiluvista
   Tiedot ikäsarjasta, taitoluokasta ja tanssiparista
   Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin 
   Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 
   Tiedot valmentajakoulutuksesta ja toimihenkilökoulutuksesta
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:  
   Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
   Laskuihin liittyvät tiedot 
   Valokuva 
   Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin 
   Tiedot valmentajakoulutuksesta ja toimihenkilökoulutuksesta
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: 
   nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
5. Säännönmukaiset tietolähteet
   Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa TanssiDans ry:lle. 
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 
   Kilpailevien parien nimi, yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), henkilötunnus, parin nimi ja taitotaso ilmoitetaan Suomen Tanssiurheiluliittoon parin muodostuksen aikana.
   Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan Procountor Oy:n kirjanpito-ohjelmaa minne lisätään työntekijöiden henkilötiedot ja tilinumerot.
   Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää. 
7. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
   Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.  
   Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.  
   Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on toiminnassa mukana. Tiedot poistetaan heti lopettamisen yhteydessä. Jos henkilöllä on velvoitteita yhdistykselle hoitamatta, tietoja säilytetään siihen asti, kunnes velvoitteet on hoidettu.
   Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on toiminnassa mukana. Tiedot poistetaan lopettamisesta seuraavan vuoden tammikuun aikana. Jos henkilöllä on velvoitteita yhdistykselle hoitamatta, tietoja säilytetään siihen asti, kunnes velvoitteet on hoidettu.
   Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
   myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. 
   myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu. 
8. Rekisteröidyn oikeudet
   Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.  
   Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.  
   Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.